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内部审计实务指南第2号——物资采购审计
点击次数:556次   发布时间:2016-04-01

第一章 总 则

第一条 为了规范物资采购审计的内容、程序与方法,根据《内部审计基本准则》及内部审计具体准则制定本指南。

第二条 本指南所称物资采购审计是指组织内部审计机构及人员依据有关法律、法规、政策及相关标准,按照一定的程序和方法,对物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。本指南所称“物资”是指组织在产品生产、基本建设和专项工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件和设备等。

第三条 本指南适用于各类组织的内部审计机构、内部审计人员及其从事的内部审计活动。

第四条 物资采购审计的目的是改善物资采购质量,降低采购费用,维护组织的合法权益,促进组织价值的增加及目标的实现。

第五条 物资采购审计是对物资采购全过程实施的监督和评价,是财务审计与管理审计的融合。物资采购审计的主要内容包括审计物资采购内部控制、采购计划、采购合同、采购招标、供货商选择、采购数量、采购价格、采购质量、物资保管、结算付款以及物资采购期后事项等。

第六条 根据组织的管理模式和要求、物资采购业务量的大小、内部审计机构资源等的不同,物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。

(一)项目管理式审计是有重点、有目的地将某物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划,形成为特定审计项目,并实施相应审计程序的审计模式。大、中型规模的组织适合采用该模式。

(二)过程参与式审计是由专职内部审计人员参与监督物资采购的全过程或者部分重要过程,实现物资采购审计的日常化。小规模组织可以采用该模式。

第七条 内部审计人员有责任警示被审计单位关注物资采购的现有和潜在风险。

第八条 内部审计人员应具有物资采购管理的相关专业知识,熟悉相关法律、法规、政策和组织内部有关规定,掌握物资采购内部控制原理,了解组织物资采购现状和外部环境的变化。开展专业技术性较强的物资采购审计,内部审计机构可聘请外部专家参与。

第二章 物资采购前期审计

第九条 物资采购前期审计是从制定年度审计计划开始到具体实施物资采购审计程序之前对各项审计工作作出的安排。其基本过程包括:

(一)编制年度审计计划,确定审计对象。内部审计人员应综合考虑以下各种因素:

1.重要性。选择采购数量较大、采购次数频繁、采购价格较高、采购价格变化频繁、质量问题突出、长期积压或短缺、在ABC分类管理法下的A类和B类物资、群众反映普遍、领导关注、内部控制薄弱和出现错弊概率较高的部门、环节或物资类别等。

2.物资采购方案、内部控制的重大变化。内部审计应根据外部环境和内部条件的变化,适时审查新的物资采购方案和内部控制的适当性、合法性和有效性,将其列入审计计划。

3.改进空间。根据成本效益原则,内部审计人员应将工作改进空间较大、在增值性方面有潜力的物资采购部门、环节或物资类别确定为审计项目。

4.审计资源。

5.风险因素。风险因素可能来自组织内部或外部。组织规模、经济业务性质、账户余额大小、出现错弊概率、物价变动幅度、技术变化速度、管理人员素质和能力、业务量大小等都是潜在的风险因素。一般而言,风险大的项目应优先作出审计安排。

(二)获取与研究相关资料,制定项目审计计划和审计方案。相关资料包括:

1、物资采购目标和计划;

2、前期物资采购审计工作底稿;

3、组织资料,例如组织结构图和工作说明、政策和程序手册以及重大的组织系统变化等;

4、财务会计资料;

5、相关制度规定,例如采购政策、采购程序制度、授权审批制度、供货商管理制度、财产接触制度、合同或协议签定制度、凭证管理制度和定价策略等;

6、外部信息资料,例如同行业相关资料、物价水平和变化幅度、技术变化程度和供货商资料等;

7、法律性文件。

内部审计人员应通过审阅资料、咨询技术专家、进行分析性复核、现场观察物资采购流程、询问等方法,研究相关背景资料,初步评价重要性和审计风险,进而制定适合本组织实际情况的物资采购项目审计计划及审计方案。经适当管理层批准后,向被审计单位发出物资采购审计通知书。

(三)审查、评价内部控制。物资采购内部控制包括控制环境、风险管理、控制活动、信息与沟通以及监督五个要素。

1、采购控制环境。采购控制环境包括以下内容:董事会成员的知识和经验丰富程度、独立性地位、独立董事所占比例、审计委员会的设置情况;管理者对待物资采购内部控制的重视程度、采取的经营理念和管理模式;企业文化所塑造的员工基本信念、价值观念、思维和行为方式;组织结构的适当性、权责划分的明确性、奖惩的分明性、岗位设置的合理性、人员素质的适当性;组织人力资源政策的适当性等。

2、采购风险管理。采购风险管理包括物资采购风险识别、风险评估和风险应对策略。风险识别包括检查外部因素(如竞争、技术和经济变化等)和内部因素(如员工素质、组织活动性质、信息系统处理特点等);风险评估包括估计风险的严重程度、评价风险发生的可能性;风险应对策略包括根据风险评估结果作出的回避、接受、降低或分担等风险应对措施等。

3、采购控制活动。物资采购控制活动包括以下内容:业务授权、职责分离、质量验收控制、物资采购招标控制、凭证和记录控制、资产接触和记录使用控制、独立检查、物价信息控制。

4、采购信息与沟通。物资采购相关信息除了涉及财务信息外,还涉及非财务信息,如物价变动信息、市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息、业务流程再造信息等。信息沟通方式包括政策手册、财务报告手册、备查簿、口头交流、例外情况报告和管理事例等。

5、采购监督。采取的方式包括物资采购内部控制自我评估、内部审计报告、内部控制例外情况报告、操作人员反馈以及顾客投诉等。

物资采购内部控制审计可通过设置采购内部控制调查表等方式进行深入调查、了解和测试,并形成审计工作底稿。

第三章 物资采购过程审计

第十条 物资采购过程审计是根据采购内部控制评审结果,确定采购计划、价格、合同、执行等方面的测试范围、重点和方法,以收集审计证据。

第十一条 采购计划审计。采购计划审计是对采购计划中所列物资价格、数量、质量、采购方式和供货商选择等的真实性、合理性和有效性等进行的审计。

(一)应获取的相关资料。包括采购政策、采购计划、物资储备定额补库计划、销售计划、产品产量计划、技术措施计划、生产作业计划、在制品期初存量和期末预计存量、新产品试制计划、物资工艺消耗定额、生产设备大中小修理计划、技术改造计划和物资价格供应状况等。

(二)应关注的风险领域。包括采购计划程序失控、采购计划依据不当、采购计划分解不到位、采购计划执行不彻底、采购计划与其他计划不协调等。

(三)审计内容

1.采购计划编制依据的可靠性。内部审计人员应审查采购计划的编制是否依据经过批准的物资采购申请单,在MRP环境下,采购计划的编制是否依据主生产计划、主产品结构文件、库存文件和各种零部件的生产时间或订货时间精确计算;采购计划是否与生产计划、销售计划、物资库存控制计划和资金供应计划等相协调;是否符合组织的存货政策、采购政策和资金管理政策。

2.采购计划审批程序的合规性。审查各物资使用部门是否根据本期生产计划和物资消耗定额确定物资实际需要量,据以填具物资采购申请单;物资管理部门是否每月根据物资实际库存和储备需要填具物资储备定额补库计划表,提交补库申请单;各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请单进行分类初审、对口把关;计划部门有无会同物资管理部门核实物资库存;最终下达的《月份物资采购计划》有无报经组织分管领导审批;对不符合规定的采购申请,有无要求请购部门或人员调整采购内容或拒绝批准;重要的和技术性较强的物资采购,是否执行特别授权审批程序,是否组织专家进行论证,实行集体决策和审批;对生产急需和突发性的紧急物资采购,是否以适当形式事先通知价格信息部门,并于规定时日内补齐办妥有关手续。在过程参与式物资采购审计模式下,采购计划在报经组织分管领导审批前,可首先提交内部审计人员审核。

3.采购计划所列价格的合理性。对于重复购置的物资,如价格未发生变化,则以上次成交价格为依据,将高出确定标准的计划价作为重点审计对象;如价格已发生变化,应掌握最新市场公允价作为审计标准。审计物资采购计划价格时,应将新购物资作为审计的重点。当产品降价时,基于价值链管理的思想,应考虑供货商有无对供应物资协同降价的可能。在过程参与式物资采购审计模式下,经内部审计人员审核后的物资采购计划价格的处理有两种方式,一种是只作为编制采购计划和内部经济核算的价格依据,而不作为实际采购时的价格控制标准,实际采购之前采购部门需重新报送《价格申报单》;另一种是在编制采购计划之前,采购部门需事先提报《价格申报单》,经审查后作为编制采购计划的依据,并同时作为实际采购时的价格控制标准。

4.采购计划所列物资数量的合理性。审查计划部门对申请单是否做了最有效的归类;物资采购数量是否考虑了经济批量;是否与生产计划和物资库存相适应。

5.采购方式选择的合理性。物资的取得方式有定点进货和非定点进货,具体包括市场选购、电子商务采购、招标采购、委托加工、互惠购买、融资租赁和企业自制等方式。内部审计人员应审查采购方式的确定是否综合考虑了下列因素:现有资源的充分利用、物资的重要性程度、资金的贴现幅度、供货商的信誉和各种价格构成要素等。采用招标方式,应具体审查如下内容:

(1)监督招标过程和招标标准是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易”的原则,确定在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序、私自与供货商串通、泄露招标信息等情况。

(2)审查有关招标文书的内容是否完整、严密,有关条款规定是否得到切实遵守。

(3)监督招标方式的选择是否合理。采用公开招标方式的,审查对外发布的招标信息是否全面、准确,发布范围是否具有广泛性,参与招标的投标人是否合格;采用邀请招标的,审查接受邀请的投标单位是否具有良好信誉、资质和财务状况,是否邀请至少三个以上投标人参加;采用议标采购方式的,审查所采购的物资是否确实没有供方投标、没有合格投标者、因技术复杂或性质特殊不能详细确定规格或具体要求、采用招标所需时间不能满足各组织紧急需要、不能预先计算出价格等,参加议标的单位是否在两家以上。

(4)审查招标采购的价格是否合理。复验标底价格,对编制标底的工作底稿所载明的物资数量、价格、人工耗费、各项其他费用及税金等进行复核、验算;审查最高采购限价的合理性和公允性;对于不能编制标底的招标物资或采用议标方式招标的,可根据市场行情对标的进行合理的价位判断。

6.供货商选择的合理性

根据供货商与组织的业务稳定性,供货商区分为定点供货商和非定点供货商。内部审计人员应重点审查组织对定点供货商选择的合理性,包括供货商选择评价程序是否规范;有无明确的供货商选择目标和评价标准;有无建立供货商评价小组,小组人员组成是否合理;有无完整、真实的供货商资料;供货商资料筛选、排序和审批是否流于形式;是否经集体决策进行供货商优选并形成供货商名单;是否根据供货商和本组织的实际情况采用实地考察、书面调查、样品检验或试用的方式确定供货商;有无过度依赖特定供货商,是否设立了备选供货商团队;有无对供货商档案进行规范管理,建立《合格供货方目录》,定期组织对供货商调查和复审;修改供货商档案是否经过特定授权并进行有效信息沟通等。

(四)审计方法。采购计划审计主要采用分析法、复算法、复核法、检查法、源头审计法、全面审计法、简单审计法和重点审计法等方法。

源头审计法是始终把握问题的根源而不被表象所左右。如一般物资采购的公允价格信息源是市场,在招标采购审计中,内部审计人员不仅要审查是否履行了规范的招标程序,还应关注招标与市场价的差异,关注结算价与中标价之间的差异,关注中标人的实质性运作。

全面审计法是对物资采购涉及到的每一个环节、每一项资料和资料的每一个方面进行全面审计的一种方法。优点是细致、审核质量高,缺点是效率低、成本高。

简单审计法是在审计力量不足或者有特殊要求时,仅针对物资采购价格或者物资采购的其他某一方面实施审计的方法。

重点审计法是针对重点物资(如采购数量大、单价高)、敏感性物资、问题较多物资的采购进行重点审查。

第十二条 采购申报价格审计。采购申报价格审计是对采购价格申报内容的完整性、价格标准确定的合理性和申报程序的规范性等方面所进行的审计。

(一)应获取的相关资料。包括组织的物资价格制定政策、物资采购价格申报单、价格标准、物价变动信息、市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息和业务流程再造信息等。

(二)应关注的风险领域。包括价格标准失控、价格信息系统无效和低效、采购效率降低、价格审查形式化、价格组成内容单一化和串通作弊风险等。

(三)审计内容

1.《价格申报单》填列的完整性。采购部门应在比质比价的基础上,初步确定物资采购意向,填制《价格申报单》,经采购部门负责人签章后,送交价格信息部门进行价格核定。内部审计人员应审查《价格申报单》是否包括物资品名、规格、型号、数量、单价、金额、使用部门、技术要求、供货单位、货比三家情况等栏目。

2.价格标准确定的合理性。主要内容包括:

(1)审查价格信息收集渠道的广泛性和使用的有效性。可供采用的价格收集渠道有网络、报刊、杂志、电视、广播、行业公报、供货商提供和竞争对手披露等。内部审计人员应审查采购部门和价格信息部门是否充分利用了各种价格来源渠道,建立起容量丰富的价格信息资料库;对于获取的各种信息源,是否按照本组织的物资种类进行了适当分类以提高检索能力,发挥信息使用效率;是否在各部门之间进行了信息共享。

(2)审查价格信息资料收集的准确性和及时性。审查价格来源渠道是否正规,是否根据环境的变化适时地更换价格信息,能否综合各种信息源较准确地预测未来的价格变化趋势,为组织实施战略物资管理提供价格导向。

(3)审查价格标准确定方法的适当性和计算结果的正确性。物资采购价格标准的确定方法有:分别询价法、交叉询价法、调查法、信息资料查询法、历史资料评价法、测算法、专家评估辅助法、集中询价法、公开招标法、提供佐证法、限价法。

(4)审查价格标准构成内容的全面性。物资采购价格包括采购物资的买价、运杂费、保险费、途中损耗、入库前的整理挑选费用、大宗材料的市内运输费、采购资金利息和其他相关费用。其中买价和运费是物资采购价格的主要影响因素。

3.采购申报价的合理性。主要内容包括:

(1)审查是否根据不同的物资采购方式确定申报价;

(2)审查申报单中所列物资品种是否在采购计划范围内,是否列入采购预算;

(3)审查采购申报价有无高估虚报问题;

(4)审查采购申报价的构成是否齐全,是否进行了综合比价;

(5)审查采购部门有无随意压价而忽视物资质量的现象;

(6)对于重复购置的物资,审查申报价是否超过最高限价,最高限价有无根据市场价格变动及时进行相应调整;

(7)审查采购部门是否进行比质比价。

4.申报价格核定程序的规范性。审查价格信息部门是否根据确定的价格标准,在测算评估、对比分析的基础上,确定采购部门报价和相关费用的合理性和公允性,并提出核定意见。对违反规定或报价不合理的,价格信息部门具有否决权,提出重新询价的建议或者核定一个最高控制价格。采购部门应参照核定意见,在核定的价格控制标准范围内进行采购。

(四)审计方法。采购申报价格审计主要采用价格比较法、复算法、复核法、检查法、源头审计法、重点审计法和简单审计法等方法。

第十三条 采购合同审计。采购合同审计是对采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计。

(一)应获取的相关资料。包括合同法、组织内部有关合同制度、合同正文和副本以及供货商资料等。

(二)应关注的风险领域。包括盲目签定采购合同风险、合同无效风险、合同条款不利风险、合同违约风险和合同档案管理混乱风险等。

(三)审计内容

1.采购合同签订的合规合法性。主要内容包括:

(1)审查供货商是否具有签约资格。

(2)审查合同的签定程序是否合规。合同的签定需经市场调查、业务洽谈、合同起草、合同评审、合同执行以及合同变更、解除或终止等过程。内部审计人员应审查在市场调查阶段是否按“货比三家”的原则进行市场调查,是否取得了供货商完整的档案资料以确认供货商的信誉和履约能力,必要时是否对供货商进行现场考察;参与业务洽谈的代表的业务能力和技术水平是否具备,是否由两人以上参与谈判;合同起草是否使用了正规的合同版本;草签的合同是否经过组织法律部门、财会部门评审;是否根据组织授权要求报经有关领导审批,有无履行分级授权审批手续;是否办理了必要的公证手续;合同变更、解除或终止的理由是否充分,是否签署了书面变更协议并履行了审批手续,对于发现的将严重损害组织利益的已签署合同,是否及时采取了纠正措施。

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