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西北大学审计档案管理制度
点击次数:430次   发布时间:2009-11-03

第一条  为了规范审计档案工作,保证审计档案的质量,并使之制度化、规范化,根据国家审计署《审计机关审计档案工作准则》、教育部《教育系统内部审计准则》,结合我校具体情况,特制定本制度。

       第二条  坚持谁主审谁立卷的原则,建立立卷归档工作责任制。立卷归档工作应列入项目审计计划,由主审负责文件材料的收集、整理和立卷工作,做到边审计、边收集整理,项目审计结束,立卷完成。

       第三条  应归入项目审计档案的文件材料包括:

      (一)立项性文件材料:如上级单位对审计立项的指示、批示和下达的审计项目任务文件及委托书,审计通知书,审计实施方案等

      (二)证明性文件材料:如审计证据(含承诺书),审计工作底稿,审计报告所列问题的证明材料,各种调查取证材料等。

      (三)结论性文件材料:如审计报告,审定审计报告的会议纪要,审计报告征求意见书,复核意见书,审计意见书,审计决定书,审计建议书,移送处理书,审计处罚决定书,审计听证告知书,审计文书送达回证等。

      (四)其他备查文件材料。

       第四条  审计文件材料按审计项目立卷,一个审计项目可立一个卷或者若干卷,但不得将几个审计项目合并立为一个卷。

       跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。

 

       第五条  审计案卷内的文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元进行排列。

      结论性文件材料,采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。

      证明性文件材料,按与审计方案所列审计事项或者会计报表科目对应的顺序排列。

      立项性文件材料,按文件材料形成的时间顺序,并结合文件材料的重要程度进行排列。

      其他备查文件材料,按文件材料形成的时间顺序,并结合文件材料的重要程度进行排列。

      第六条  审计案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则是:

      (一)正件在前,附件在后;

      (二)定稿在前,修改稿在后;

      (三)批复在前,请示在后;

      (四)批示在前,报告在后;

      (五)重要文件在前,次要文件在后;

      (六)汇总性文件在前,基础性文件在后。

       第七条  案卷的装订应注意以下事项:

      (一)拆除文件上的金属物;

      (二)破损和褪色的文件材料,应进行修补或复制;

      (三)文件材料装订部分过窄、过小或有字的,用纸加宽加大进行装订;

      (四)文件材料字迹难以辨认的,应附抄件并加以说明;

      (五)文件材料是外文的,应附有中译本;

      (六) 装订要牢固、整齐、美观,不丢页,不压字,不损坏文件,不妨碍阅读。

      第八条  案卷的立卷编目应注意以下事项:

      (一)以卷为单位,对卷内文件材料逐页在文件材料的正面右下角(反面左下角)用阿拉伯数字顺序编写页码。

      (二)卷内文件目录按卷内文件材料的排列顺序逐项填写。

      (三)案卷封面按要求逐项填写清楚。

      (四)备考表填写清楚本卷情况说明,立卷人,负责人,时间等各项内容。

      第九条  对立好的案卷,由审计处专人负责保管三年,除审计处人员以外,其他人员不得随意查阅,特殊情况需经处长批准。

      第十条  审计处保管超过三年期限的,应移交校档案馆进行管理;移交清单长期保存。

 

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